Una definición corta podría ser: «Es un conjunto de herramientas y procesos que recopilan y gestionan contenido, manteniéndolo separado de la presentación, para ponerlo a disposición de los usuarios»

Una definición más larga y detallada (y vista desde el punto de vista «comercial») os la pongo dentro del «seguir leyendo» de este post 😉

A pesar de que muchos dicen que si este producto o aquel no es realmente un CMS, lo que interesa es que de un tiempo a esta parte existen un buen montón de proyectos opensource (gratuítos de uso, y con posibilidad de modificarlos y adaptarlos), llevados a cabo por grupos de personas o individuales, pero sin finalidad económica inmediata, que ayudan a cualquier persona o pequeña empresa a montar fácilmente su propio Sistema de Gestión de Contenidos en InterNet.

Unos cuantos ejemplos son: WebGUI (muchas posibilidades, de lo mejorcito, lo emplean incluso sitios comerciales como el de Adobe, por ejemplo), PHP-Nuke (muy extendido entre usuarios «no comerciales, muchos extras y posibles skins), e107 (uno de mis preferidos, bueno, bonito, sencillo, actualizado constantemente), PostNuke (competidor de PHP-Nuke, similar, muy interesante también), Zope (tiene buena pinta, nunca lo he probado), y por último de momento, Xaraya (tiene buena pinta, lo quiero revisar más a fondo…).

Por último, os dejo un par de sitio con muchos más ejemplos de CMS opensource, donde incluso los podais probar y toquetear: OpenSource CMS y cmsInfo 🙂

Ya me contareis vuestros gustos y preferencias (espero) 🙂

Sistema de Gestión de Contenidos

Si pudiéramos definir «contenido» como la información puesta en uso, habría que matizar los diferentes tipos de información. En primer lugar tenemos la información que reside en las bases de datos, gestionadas por sus propios sistemas y explotadas por las aplicaciones empresariales. Y en segundo lugar existe la, llamada, información desestructurada, aquellos documentos que no residen en ninguna base de datos y que forman parte de la gestión administrativa o de negocio de la empresa. Los documentos de procesadores de textos, hojas de cálculo, presentaciones, páginas web, documentos imagen, fax, correo electrónico, audio, vídeo, etc…

Algunos de estos tipos de información, actualmente, son manejados por los sistemas de Gestión Documental, otros no. En ambos casos toda esta información es susceptible de ser indexada, almacenada y publicada por los sistemas de Gestión de Contenidos.

Algunos vendedores están especializados en el contenido Web (Vignette o Interwoven). Sus productos gestionan y publican en intranets, extranets y sitios internet, potencian preferentemente la gestión de la autoría del contenido, el diseño de plantillas y el control de la publicación mediante workflows.

Otros vendedores (como Filenet o Documentum) que ya tenían productos de Gestión Documental, han añadido las funcionalidades necesarias para poder publicar los documentos a sitios web, intranets, o portales de empleado, controlando la contribución y ciclo de vida del contenido.

Finalmente existen empresas especializadas en los sistemas Gestión de activos digitales (DAM – Digital Asset Management) que soportan la agregación, el almacenamiento y la indexación, así como la edición de documentos audio/vídeo.

El objetivo final, sobre todo en grandes corporaciones, es evitar la duplicidad de tareas, recursos y contenido; permitir que los usuarios tengan acceso a todos los documentos de forma unitaria y garantizar su reutilización. Esta solución global ha sido denominada como Gestión de Contenidos Empresarial (Enterprise Content Management).

División e Implantación de un sistema de Gestión de Contenidos

– Recopilación: Procesos y herramientas para la creación, agregación y normalización de contenido.
– Gestión: Procesos y herramientas para acceder, actualizar, almacenar y administrar el contenido.
– Workflow: Procedimientos y herramientas para asegurar la gestión y publicación según acciones previamente definidas.
– Publicación: Procedimientos y herramientas que se emplean para extraer el contenido y crear las publicaciones

Cuando se decide estudiar la implantaciín de un sistema de Gestión de Contenidos, hay que tener en cuenta que la planificaciín previa, desarrollo y puesta en marcha de una solución de este tipo, requiere un gran esfuerzo para las compañías ya que afecta a todos los departamentos y exige una labor de concreciín para definir el objetivo, y por lo tanto el «dominio» del sistema. Muy básicamente se tendrían que realizar los siguientes pasos:

– Definir el Dominio del contenido: El rango de la información que se quiere gestionar. La finalidad del sistema.
– Los componentes del contenido: Cada uno de los distintos tipos de información que pueden dividirse en unidades que tenga valor por si misma.
– Las publicaciones: Los formatos, modelos o sistemas que van a utilizar los usuarios para recibir la información.

Y finalmente siempre hay que recordar que: Los documentos o la información puede que no están tan accesibles como se pensaba en un principio; que las necesidades de contenido pueden cambiar en vista de los resultados o de los potenciales usuarios y que; la política empresarial de privacidad y seguridad está por encima de cualquier sistema de información.